גם אם עברתם לכאורה את השלב הקשה של הקמת העסק עדיין ייתכן כי אתם מדשדשים בשלבי הצמיחה. איך מתייעלים ותורמים לגידול בפעילות העסקית?
להקים עסק זה עניין לא פשוט – להתעסק בכל ההיבטים של העסק, גם כאלו שאינם תורמים ישירות למאזן הרווחים, משיווק ועד ניהול חשבונות, השבחת ההון האנושי וקביעת יעדים ומדדים. לעתים, בעלי עסקים קטנים נתקעים בשלב שלאחר ההקמה בהתבססות ותחזוקה שוטפת של העסק, ונשארים שם, בלי יכולת להמשיך ולצמוח.
בכתבה נציג מספר טיפים משמעותיים שיסייעו לכם לייעל את פעילות העסק, החל מבנייה ועדכון של התכנית העסקית, דרך השקעה באינטרנט לעסקים וכלה בטיפים לניהול זמן נכון כך שיוותר זמן מספיק גם לגידול העסק ולא רק לתחזוקה שוטפת.
1. בניית תוכנית עסקית ועדכונה באופן שוטף
תוכנית עסקית חיונית בנקודות זמן מסוימות בחיי העסק, לדוגמה כאשר מחפשים משקיעים ויש להציג את העסק בפניהם. רבים טועים לחשוב כי אין טעם בהשקעה בתוכנית עסקית לאחר שהעסק כבר על רגליו או בזמנים בהם לא מנסים לגייס כספים חדשים אולם הדרך הנכונה יותר להתייחס לתוכנית עסקית היא בדיוק בהתאם לשמה – תוכנית.
חלק מהפרקים המקובלים בתוכנית העסקית עוסקים בהבנה טובה יותר של העסק: ניתוח השוק והמתחרים, היכרות עמוקה ותכנון של כל העלויות הנדרשות להקמה ותפעול שוטף, בניית אסטרטגיה שיווקית, הבנת צרכי רכש, תפעול, רגולציה וייצור, הבנה מעמיקה עם המודל העסקי ואסטרטגיה עסקית ובחינת כדאיות של העסק.
חלקים אחרים של תוכנית עסקית עוסקים בקביעת יעדים ומטרות וחלק נוסף עוסק בניתוח, בעיקר כלכלי, של העסק. עסקים קטנים רבים לפני שלב ההקמה בונים תוכנית עסקית מפורטת יותר או פחות אשר עוזרת להם בשלבי ההקמה, אולם לאחר שלב זה הם זונחים את התוכנית עליה עבדו לטובת פעילות שוטפת ו"השארת הראש מעל המים".
העולם אינו סטטי, הוא משתנה. דברים שהיו נכונים לפני בניית התוכנית העסקית ייתכן שהשתנו מאז הקמת העסק. יעדים מסוימים שנקבעו בתוכנית העסקית הושגו ואילו אחרים נשכחו בלחץ הפעילות השוטפת. על מנת להשאיר את התוכנית העסקית מעודכנת ושמישה יש לדאוג לעדכן אותה לעתים תכופות. אין צורך לעדכן תמיד את כל חלקיה, אבל כדאי לדאוג לעדכון תקופתי של הדו"חות הפיננסיים, של היעדים ולעבור ולראות שלא השתנו דברים משמעותיים אשר מחייבים היערכות נוספות או שונה.
תוכנית עסקית אינה מיועדת למשקיעים בלבד, היא בראש ובראשונה תוכנית אשר עוזרת לבעל העסק להתנהל ולנהל את העסק. אם יש היבטים בעסק שלא פועלים – יש לשנות את הגישה העסקית אליהם ולראות איך מכניסים רעיונות חדשים או ניגשים באופן שונה לאלו הקיימים על מנת לעזור לצמיחה כלכלית ועסקית. אם השוק השתנה באופן משמעותי יש לבצע התאמות על מנת להתאים את העסק למצב החדש שנוצר.
2. לצלול למספרים
צעד חשוב בהבנת העסק הוא הבנת הצד הפיננסי – מה וכמה הן ההוצאות השוטפות, מה ההכנסות השוטפות, היכן ניתן לייעל ובמה כדאי להשקיע – כל אלו נמצאים בדוחות הכספיים. בדיקת תזרים המזומנים, השוואת תכנון מול ביצוע, דו"חות רווח והפסד ברמות שונות (יומיות, שבועיות, חודשיות, רבעוניות ושנתיות – לדוגמה), תחזיות פיננסיות ומאזן חודשי והשוואתו אל מאזני עבר.
כאשר מבינים ומכירים את המספרים הכלכליים המייצגים את פעילות העסק על בוריים ניתן לבצע פעולות בקרה והתייעלות כאשר מזהים גורמי הפסד עוד בשלבים המוקדמים ולהימנע מכניסה למצבים פיננסיים בעייתיים יותר כאשר ההפסדים מצטברים. בנוסף, ניתן לעקוב ולדעת את מצב העסק האמיתי – האם הרווחים בו גדלים, קטנים או נשארים כמו שהם? מה רמת ההוצאות הבלתי צפויות שיש להתכונן לקראתם? איפה נקודות החוזק של העסק?
3. השקעה בתשתיות התקשורת והאינטרנט
האינטרנט שינה וממשיך לשנות את העולם העסקי כל הזמן. מעולם שבו מרבית הרכישות התבצעו בחנויות פיזיות לפני כעשור, העולם היום עבר לרכישות מקוונות בעיקרן. האינטרנט פתח צוהר לעולם הגלובלי הגדול באופן שלא היה נגיש לכלל העסקים קודם לכן ועבודה מהבית, תקשורת מקוונת ועוד – כל אלו נולדו עם ההתפתחויות הטכנולוגיות.
לצד ההזדמנויות שקמו, נולדו גם אתגרים חדשים. איך דואגים לאבטחת מידע בעולם בו המידע מטייל באינטרנט? איך מנהלים תקשורת יעילה מול עובדים ולקוחות כאשר אלו מבוזרים? איך מנתרים תפוקה של עובדים כאשר אלו אינם נמצאים באותו החלל הפיסי?
אינטרנט מהיר הוא אמצעי חשוב לדחוף את העסק קדימה אך לבעלי עסקים קטנים אין תמיד את המשאבים הדרושים לתחזק חוות שרתים, להפעיל אמצעי אבטחת מידע הולמים או להעסיק אנשי IT באופן שוטף על מנת לטפל בכל תקלה שמתעוררת. דרך אחת לפתור את העניין היא היעזרות בשירותי אינטרנט לעסקים. חברות התקשורת הבינו את הצורך של בעלי העסקים הקטנים ומציעים היום חבילות הכוללות שירותים תמיכה שונים כגון אבטחת מידע ותפעול אשר מאפשרים לבעלי העסקים לקבל את המיטב שיש לאינטרנט להציע מבלי להתמודד עם האתגרים הנלווים לכך.
4. השקעה בכח אדם
גם אם היום הרבה מדברים על צ'ט ג'יפיטי, עדיין אין תחליף לכח אדם איכותי ובעל מוטיבציה שיבצע את העבודה בעסק. בעסקים של אדם אחד, לעתים נדרשת עזרת חיצונית ממיקור חוץ על מנת להתמודד עם היבטים של העסק, בהם בעל העסק מתמצא פחות (כגון רואה חשבון, עורך דין, גרפיקאי וכדומה).
בעסקים גדולים יותר בהם מועסקים עובדים תמיד קיימת השאלה עד כמה כדאי להשקיע בעובדים? מחקרים שונים מראים כי השקעה בעובדים מובילה לשיפור משמעותי ברווחיות העסק. כאשר עובד לומד יכולתו ליצור תוצרים טובים יותר בזמן קצר יותר – עולה. גם המוטיבציה של עובד כזה משתפרת.
מחקר ידוע שפרסמה החברה האמריקאית להדרכה ופיתוח (ASTD) בשנת1997 בדק את הקשר בין השקעה בלמידה לבין נתוני הביצועים הכספיים בקרב למעלה מ-500 חברות שנסחרו בבורסה בארה”ב. המחקר הראה כי החברות שהשקיעו הכי הרבה בעובדים ולימודם, נהנו מרווחים הגבוהים ב-24% מאלו שהשקיעו פחות. מחקר זה תוקף בממצאי מחקר אחר שערך פרופ' דן אריאלי בשנת 2018 וגם הוא גילה כי חברות שהשקיעו בעובדים הרוויחו יותר.
בתוכנית העסקית כדאי להכניס השקעה מתוכננת בעובדים. גם אם השקעה כזו נדמית בטווח הקצר כהפסד – לאורך זמן מדובר במכשיר יעיל להתייעלות עסקית והגדלת שורת הרווח.
5. תכנון זמן לניהול
גם בעסקים קטנים בהם אדם אחד או כמה עושים הכל, יש צורך בניהול. קרי, ביצוע מעקב ובקרה, בדיקת ביצועים, הפקת לקחים וקבלת החלטות. כל אלו דורשים גם הם השקעת זמן. בחברות גדולות ייתכן שישנם אנשים מיועדים שזה כל מה שהם נדרשים לעשות, בעלי עסקים קטנים, טוב יעשו אם יבצעו ניהול זמן נכון אשר לוקח בחשבון את הזמן הדרוש לביצוע פעולות אלו בנוסף על כל הפעילויות השוטפות החיוניות לקיומו של העסק.
הקדישו זמן ידוע כל תקופה ידועה – פעם בשבוע, בחודש או ברבעון על מנת להוציא דו"חות כספיים, לעבור ולנתח אותם, להפיק לקחים, לתכנן אסטרטגיות עסקיות, לקבל החלטות על ביצוע פעולות בקרה שונות לתקן עיוותים.
6. בניית רשת קשרים עסקית
רשת קשרים עסקיים עוזרת לבעלי עסק קטנים ביותר מדרך אחת. הם יכולים להיעזר ברשת כזו על מנת להתייעץ ולשתף במידע וגם על מנת ליישם שיתופי פעולה עסקיים אשר יועילו לשני העסקים. כמו פעולות ניהול, גם בניית רשת קשרים עסקית ומוניטין הם פעולות הדורשות השקעת זמן וגם אותן יש לקחת בחשבון כאשר בונים תכנון זמן יעיל להשקעה בבית העסק.
לסיכום
ניהול עסק אינו סובב רק סביב שימור הקיים, אלא צריך לעסוק בגידול והתייעלות, תוך התאמתו לתנאי שוק וטכנולוגיה משתנים ומציאת דרכים להגדלת הרווחים. טיפים אלו יכולים לעזור לבעלי עסק קטן אשר מחפשים דרך להגדיל את היקף הפעילות העסקית ולעבור משלב ההקמה והתחזוקה למצב של צמיחה.
